Российский госсектор – один из основных потребителей ИТ, связанных с повышением эффективности работы.

Пример Астраханской области, правительство и муниципальные образования которой внедрили ECM-систему от Directum, показывает, как можно достичь положительных результатов в части взаимодействия чиновников разных уровней между собой.

Повышение эффективности работы органов исполнительной власти – основная задача, реализуемая повсеместно в России в рамках программ информатизации госсектора. В ее рамках в ряде субъектов РФ проведены или находятся в стадии реализации проекты по переводу работы чиновников на безбумажные технологии. С 2008 года такие мероприятия начались в Астраханской области, где используется программное решение от отечественного разработчика ECM-продуктов Directum, внедряемое местными ИТ-компаниями – ГК "Пилот" и "Социальные гарантии". Основной целью, которая преследуется в данном проекте, является автоматизация рабочих процессов структурных подразделений всех органов государственной, исполнительной власти и местного самоуправления в регионе в условиях больших объемов документооборота и многоуровневой структуры самих ведомств.

ECM-система от Directum должна была начать использоваться в более чем 30 структурных подразделениях – министерствах, агентствах и службах - исполнительной власти в Астраханской области, которые обменивались между собой документацией в объемах до 150 тыс. документов в год. Огромный оборот делопроизводства с преобладанием входящих документов (10 тыс. на 1500 исходящих) требовал решения проблем контроля исполнительской дисциплины сотрудников (в том числе, и сокращения сроков согласования), предоставления инструментов для анализа документов, их дальнейшего хранения и организации доступа к имеющейся архивной информации. В конечном итоге в рамках проекта по автоматизации этих процессов требовалось создать единую систему электронного документооборота для всех органов исполнительной власти Астраханской области.

Объем распорядительной документации, 2011-2012

Структурно исполнительная власть области представляет собой единую систему из 30 министерств, агентств и служб, а также администрацию губернатора.

Шаги к ЭДО

Проект был разделен на несколько этапов. Сначала в процессе внедрения системы электронного документооборота проводился анализ объемов документации, проходящей через администрацию губернатора. Эта ступень завершилась разработкой проектного решения, позволяющего интегрировать информацию из структурных подразделений исполнительной власти области в единую систему и конвертирующего данные из применяемых в администрации губернатора ИТ-систем в СЭД Directum. Рабочая версия этого решения потребовала разработки также и универсальных маршрутов движения документов согласно специфике проекта. Так, специалистами Directum были созданы модули "Распорядительные документы", "Экспедиция", а также дополнительные справочники "Проекты постановлений и распоряжений", "Граждане" и "Адресная книга", "Архив". Год спустя были доработаны модули "Контроль и исполнение" и "Обращения граждан". В рамках проекта также требовалась адаптация существующих справочников согласно требованиям правительства и администрации губернатора Астраханской области.

Перед разработчиками и внедренцами стояли задачи создания не только системы полностью безбумажного документооборота в части писем, протоколов и обращений, но и унификация порядка работы делопроизводителей, ведение номенклатуры дел согласно нормам ГСДОУ и поддержка безопасности (разграничение прав доступа).

Всего на данном этапе в СЭД было подключено более 150 пользователей, большая часть из которых прошли специальное обучение на стороне ИТ-интегратора. Кроме того в целях повышения качества кадрового потенциала в индивидуальном порядке было проведено обучение всех руководителей исполнительных органов государственной власти Астраханской области.

Первый этап перевода чиновников на новую систему начался в сентябре 2008 года и завершился зимой 2008/2009 годов, когда в первые дни января 2009 года была произведена конвертация данных из старых ИТ-систем и перенос всего контента в СЭД Directum. К началу промышленной эксплуатации продукта в системе было уже 100 учетных записей сотрудников - как руководителей, принимающих на рассмотрение электронную документацию, так и рядовых исполнителей, адресатов распоряжений и резолюций в безбумажном виде.

Второй этап

После того как первый этап был завершен и в системе был организован безбумажный документооборот между ведомствами Астраханской области, начался второй этап информатизации органов власти этого субъекта, связанный с внедрением СЭД Directum в муниципиальных образованиях региона. Так, в 2012 году администрации Камызякского района, Наримановского района и его поселений, ЗАТО Знаменск, Енотаевского района, Володаровского район, Приволжского района, Красноярского района и Красноярского сельского совета получили возможность работы с безбумажными технологиями.

Внедрение СЭД Directum в этих муниципалитетах происходило с 2011 года посредством приобретения продукта у авторизированного партнера Directum ГК "Пилот". АМО "Камызякский район" приобрела его со скидкой в рамках маркетинговой акции "Сплошные плюс", сэкономив существенные деньги из своего бюджета на ИТ. На сегодняшний день в Камызякской администрации настроена СЭД (помимо базовых модулей установлены бизнес-решения “Управление договорами” и “Классическое делопроизводство”), закончено обучение сотрудников и администратора системы, пройдена аттестация рядовых служащих администрации, руководителя аппарата и начальников отделов. Подходит к завершению второй этап по развитию системы, в рамках которого внедрены дополнительные модули и возможности системы (Веб-доступ, Бизнес-решение "Обращение граждан и организаций", Интернет-приемная). Проведено обновление системы до 4.9 и проводятся тестирование служб взаимодействия DICS между системами АМО "Камызякский район" и администрацией губернатора.

Количество отправленных документов, 2010-2012

В МО "Наримановский район" лицензии на СЭД были закуплены для администрации района и глав 13 администраций, входящих в муниципальное образование для дальнейшей автоматизации сельсоветов, а за счет сервера веб-доступа организовано взаимодействие с ними. Особенностью этого проекта является применение компонента DICS – Directum Intersystem Cooperation Services, специализированных сервисов для организации обмена информацией между системами, изначально никак не связанными между собой. Это могут быть СЭД от Directum, установленные в разных организациях, относящиеся к разным версиям, по-разному разработанные и кастомизированные.

В системах могут использоваться разные справочники, разные типы карточек документов и разные типовые маршруты. При этом обеспечивается соблюдение регламентов движения документов, поддерживается защищенный электронный документооборот с применением ЭЦП. В случае с МО "Наримановский район" это системы самого МО по отношению к СЭД в администрации Астраханской области и исполнительных органов государственной власти.

В итоге уже к концу 2012 года силами ГК "Пилот" и сотрудников администрации МО "Наримановский район" решение перевели в промышленную эксплуатацию -1 октября 2012, спустя 3 месяца после старта проекта в СЭД было зарегистрировано около 80 сотрудников, включая удаленных пользователей – глав сельсоветов муниципальных образований района. Сам глава администрации – Нурлан Кандыков, подключен к СЭД через iPad и веб-браузер, что позволяет ему оперативно реагировать на срочные задачи. В ходе внедрения с помощью базовых модулей системы, а также бизнес-решений "Классическое делопроизводство" и "Управление договорами" была автоматизирована работа главы администрации и его заместителей, делопроизводителей, руководителей подразделений, договорные процессы и начато формирование архива электронных документов. Благодаря внедрению системы повысилась оперативность и надежность обмена информацией с территориально отдаленными подразделениями администрации. В 2013 г. к системе электронного документооборота по средствам веб-доступа будут подключены 16 учебных заведений района.

В рамках развития системы было внедрено бизнес-решение "Обращений граждан и организаций", кроме того постоянно наращивается количество используемых лицензий и подключенных подведомственных учреждений.

В настоящее время в МО "Наримановский район" автоматизированы процессы работы с входящей, исходящей, организационно-распорядительной документацией, обращениями граждан. Проводится масштабирование системы и внедрение нового функционала.

В конце 2012 начале 2013 прошло внедрение СЭД в АМО "Енотаевский район". Были приобретены лицензии, проведено исследование документопотоков и адаптация системы под их особенности, проведено обучение и опытная эксплуатация. Документооборот с нового года организован в электронном виде. Сотрудники по достоинству оценили преимущества использования бизнес-решения "Классическое делопроизводство".

Настоящее время

По данным CNews, на начало 2013 года в СЭД Directum работают более 770 сотрудников из 30 органов исполнительной власти Астраханской области, 11 госучреждений и 13 муниципальных образований, что составляет более 50% от их общего количества всех специалистов. Таким образом общий уровень автоматизации позволил в 5 раз повысить исполняемость поручений за 4 года.

"Несмотря на ежегодное увеличение количества обрабатываемых документов в Администрации губернатора области мы наблюдаем снижение расходов бумаги с 6 т до 1,5 т", - замечает Павел Смолко, начальник управления документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области. По его словам, при подключении электронного документооборота также сократились расходы на традиционные почтовые отправления – сотрудники в регионе получают электронные документы, напрямую работая в СЭД.

На 2013 год администрация губернатора ставит для себя задачи по подключению к СЭД не менее 85% работников в исполнительных органах, предоставление заинтересованным территориальным органам федеральных органов государственной власти, сельским муниципальным образованиям, государственным учреждениям возможности подключения к СЭД, а также сокращение количества исходящих документов на бумажном носителе за счет подключения дополнительных пользователей СЭД, обеспечение обязательности отдельного рассмотрения по каждому факту несвоевременного исполнения входящей корреспонденции и интеграция районных систем электронного документооборота (по их готовности) с единой СЭД исполнительных органов.

Справка

Внедрение затронуло перевод в СЭД следующих структурных подразделений:

- Приемных: губернатора Астраханской области, вице-губернатора - председателя правительства Астраханской области, заместителей председателя правительства Астраханской области;

- Приемных руководителей исполнительных органов государственной власти Астраханской области структурных подразделений администрации губернатора Астраханской области;

- Управление документационного обеспечения администрации губернатора Астраханской области;

- Управление по работе с обращениями граждан администрации губернатора Астраханской области;

- Контрольно-правовое управление администрации губернатора Астраханской области.

Михаил Демидов,

doc.cnews.ru